Ang sinumang pampubliko o propesyonal na asosasyon ay may isang namamahala sa katawan, na, na may dalas na tinukoy sa charter nito, ay dapat magtipon ng lahat ng mga interesado na magsagawa ng mga pagpupulong at mga pagpupulong sa halalan. Ang pagpasok sa mga naturang pagpupulong ay bukas sa lahat ng mga miyembro ng lipunang ito o sa mga delegado mula sa mga pangkat ng mga kalahok; sa ganitong paraan ginagamit nila ang kanilang karapatang makilahok sa mga aktibidad nito.
Manwal ng pagtuturo
1
Pag-isipan ang agenda para sa pulong. Dahil ang ulat at ang halalan ay isa sa mga mahahalagang isyu, inaasahang magiging maximum ang turnout sa kasong ito. Samakatuwid, bilang karagdagan sa mga paksang ito, maaari mong isama ang iba pang mga pagpindot sa mga isyu sa paksang tatalakayin mo sa mga miyembro ng iyong samahan. Magpasya sa oras at lugar kung saan gaganapin ang pag-uulat at halalan. Ang silid kung saan ito ay pinlano na gaganapin ay dapat na ma-access at maluwang na sapat upang mapaunlakan ang lahat.
2
Ipaalam sa lahat na interesado na magdaos ng pulong-halalan. Upang gawin ito, magpadala ng mga paanyaya na nagpapahiwatig ng agenda, petsa at lugar ng pagpupulong. Mag-hang ng mga anunsyo kasama ang impormasyong ito sa mga lugar kung saan makikita ang pinakamalaking bilang ng mga miyembro ng asosasyong ito. Kung kinakailangan, ilagay ang tulad ng isang anunsyo sa media at sa telebisyon.
3
Ayusin ang pagpaparehistro ng mga kalahok, na dapat magsimula kalahating oras bago ang pulong. Magtalaga ng mga rehistro sa sapat na mga numero upang sa simula ng lahat ng mga darating ay magkaroon ng pagkakataon na ipahiwatig ang kanilang personal na data. Karaniwan, ito ang huling pangalan, unang pangalan at patronymic, ang samahan o ang istrukturang yunit nito, ang address ng lugar ng pagpaparehistro o paninirahan, impormasyon ng contact.
4
Pumili ng chairman at kalihim ng pagpupulong. Tandaan na ang chairman ng iyong nahalal na katawan ay hindi maaaring mahalal na chairman ng pulong. Kung kinakailangan, kung ito ay inilalaan sa mga by-law, pumili ng isang komite ng kredensyal na suriin ang mga kredensyal ng mga representante kung sila ay pinili mula sa mga pangkat ng mga kasapi ng asosasyon.
5
Ang sekretarya ay dapat magtago ng isang talaan. Sa protocol ay sumasalamin sa bilang ng mga delegado o miyembro ng asosasyon na naroroon sa pulong, na nahalal na chairman, kalihim at kung ano ang mga resulta ng pagboto.
6
Ang chairman ng nahalal na katawan ay gumagawa ng isang ulat tungkol sa gawaing nagawa. Sa protocol ay sumasalamin sa kabuuang boto sa isang pagtatasa - kinikilala ito bilang kasiya-siya o hindi. Ang pulong ay dapat marinig ang mga panukala sa bagong komposisyon ng mga nahalal na katawan, talakayin at iboto ang bawat kandidato nang hiwalay. Pagnilayan ang mga resulta ng pagboto sa ilang minuto.
7
Matapos ang lahat ng mga isyu na nabalangkas sa agenda ay napag-uusapan, dapat isara ito ng chairman ng pulong at lagdaan ang protocol ng hawak nito kasama ang kalihim.
