Ang aming buhay sa buhay sa lipunan at negosyo ay madalas na nauugnay sa pakikilahok sa iba't ibang uri ng mga pagpupulong - kung ito ay isang pulong ng mga shareholders, isang pangkalahatang pagpupulong ng mga miyembro ng isang kooperatiba, HOA o anumang iba pang mga pampublikong pagpupulong. Ang papel ng nasabing pagpupulong ay ang pagpapasya at dokumentasyon ng mga mahahalagang isyu na nauugnay sa mga aktibidad ng mga pampublikong organisasyon o ligal na nilalang. Ang tamang pagmuni-muni sa mga dokumento ng mga desisyon na pinagtibay sa pagpupulong ay nagpapatunay ng kanilang pagiging lehitimo at isang ligal na dokumento.
Manwal ng pagtuturo
1
Upang mabuo ang mga minuto ng pagpupulong, gumamit ng karaniwang mga sheet ng pagsusulat ng A4. Ang pamagat ng protocol ay dapat maglaman ng pangalan ng dokumento at ang pambungad na bahagi, na sumasalamin sa dahilan kung saan gaganapin ang pagpupulong ng mga mamamayan o shareholders.
2
Sa ilalim ng heading, ipahiwatig ang petsa ng pagpupulong at ang address kung saan ito naganap, pati na rin ang bilang ng mga kalahok. Kung ang mga naroroon ay minarkahan ang kanilang pakikilahok ayon sa isang malinaw na sheet, dapat ito ay masasalamin din sa ilang minuto. Pagninilay ang anyo ng pulong: sa pamamagitan ng paunang pagsusuri, sa pamamagitan ng malinaw na pagkakasunud-sunod na may personal na presensya o paggamit ng isang pinagsamang form ng pakikilahok.
3
Ipahiwatig ang mga huling pangalan, unang pangalan at patronymics ng chairman at sekretarya na inihalal ng pagpupulong, ay sumasalamin sa bilang ng mga boto na ibinibigay, laban at umiwas ayon sa kanilang kandidatura.
4
Ilarawan ang listahan ng mga isyu sa agenda, na nagsisimula sa pinaka-kagyat, bilangin ang mga ito at ang mga tala sa mga talumpati, debate at pagboto sa bawat isyu ay nagsisimula sa bilang nito. Sa pag-record ng mga talumpati, kinakailangan na ipahiwatig lamang ang pangunahing kakanyahan ng ipinakita na ulat. Dapat itong itakda nang madali, ngunit sa isang form na hindi kasama ang isang dobleng interpretasyon. Kung kinakailangan, ang teksto ng pagsasalita ay maaaring mai-attach sa mga minuto. Ang lahat ng mga kaugnay na talumpati, mga puna at mga puna ay dapat ibigay kasama ang mga pangalan na ipinahiwatig.
5
Ang isang talaan sa bawat isyu ay dapat magtapos sa isang desisyon na nagpapahiwatig ng mga resulta ng boto. Matapos ang teksto ng talakayan ng lahat ng mga isyu sa agenda, ipahiwatig na ang pangkalahatang desisyon ay nagpahayag na sarado ang pagpupulong.
6
Lagdaan ang protocol ng chairman at kalihim ng pagpupulong, ideposito ito sa archive ng iyong samahan o tagapangulo nito.
Bigyang-pansin
Ang mga chairman ng mga kooperatiba o HOA ay maaaring hindi kumilos bilang chairman ng asosasyon.
Kapaki-pakinabang na payo
Kung ang protocol ay kinakailangan para sa pagsusumite sa isang panlabas na awtoridad, pagkatapos ay tukuyin dito ang mga tuntunin ng paghahanda nito, dahil maaaring limitado ang mga ito.
